Contoh Surat Penawaran Harga Barang, Ketahui Cara Membuatnya yang Benar

Liputan6.com, Jakarta Mempelajari sistem kerja perusahan penyedia barang atau produsen tak lepas dari surat penawaran harga. Surat ini dibuat langsung oleh perusahaan terutama tugas marketing. Demi penjualan yang laris, surat penawaran harga ini bisa mendukung pola komunikasi yang baik antara penjual dan pembeli. Contoh surat penawaran harga akan sangat membantu dan jadi pedoman memudahkan pekerjaan. 

Selaras menurut buku Model Surat Profesional untuk Perusahaan karya Susanti Dominguez, 2018 halaman 150, tips membuat penawaran harga harus disusun secara rinci. Hal ini memudahkan pembeli melakukan perbandingan. Bisa dari harga barang, kualitasnya, hingga bahan baku yang dipakai. Seorang pembeli yang jeli pasti menemukan keunggulan dalam barang yang ditawarkan.

Bisa skala besar maupun skala toko kue hingga toko butik. Menurut buku Teks Negosiasi karya Debby dan Mellisa halaman 64, tujuan utamanya tak lepas dari menawarkan suatu produk. Contoh surat penawaran harga barang ini juga menjadi pedoman untuk membuat surat penawaran ini agar sesuai kriteria yang baik dan benar.

Cara Membuat Surat Penawaran Harga Barang

Berikut panduan langkah-langkahnya yang wajib disimak oleh pemula,

Susunan Surat Penawaran Harga

Sebelum melihat contoh surat penawaran harga barang, perlu diketahui menurut buku Terampil Berekspresi Untuk SMA Kelas 1 oleh J.S Kamdhi Halaman 16 secara umum dasar penulisan surat penawaran adalah surat permintaan, iklan, atau relasi. Susunan sederhananya sebagai berikut: 

1. Paragraf pertama mengungkap jenis barang, mulai dari mutu, merk, jumlah, harga barang, hingga keterangan teknis lain yang dianggap perlu. Dapat juga dikaitkan dengan tanggal surat dan nomor surat permintaan, iklan, atau sumber lainnya.

2. Paragraf kedua mengungkap syarat pembayaran, cara pengepakan, cara pengiriman, cara penyerahan barang, serta besarnya potongan harga yang diberikan.

3. Paragraf ketiga mengungkap ucapan terima kasih.

Di beberapa contoh lain, surat penawaran harga juga bisa dibagi menjadi dua bagian. Pertama berisi pengantar, disusul bagian kedua adalah lampiran detail merek, jumlah, harga dan spesifikasi barang itu sendiri.

Isi Pokok Surat Penawaran Harga

Contoh surat penawaran harga di bagian isi pokoknya berisi hal-hal berikut ini. Perlu dicatat, yang membedakan nanti ialah nama, alamat, tujuan, sebagian isi surat yang biasa berisi diskon, hingga besaran biaya. Tinggal menyesuaikan tujuan penawaran dan darimana perusahaan yang membuat penawaran tersebut. 

Beberapa aspek penting yang seharusnya termuat di dalam surat penawaran ada di bawah ini:

1. Nama, spesifikasi detail barang dan kualitas produk yang ditawarkan.

Spesifikasi dan nama detail barang harus disesuaikan juga dengan permintaan pelanggan. Berikan juga pilihan alternatif produk atau bahan baku lainnya agar konsumen bisa membandingkan dengan bijak

2. Harga per unit dan discount (potongan harga).

Berikan penjabaran rinci tentang harga barang tersebut. Bisa juga dengan menyuguhkan potongan harga, hingga potongan biaya pengiriman barang. 

3. Syarat-syarat pembayaran dan pengiriman barang.

4. Pelayanan purna jual (jika perlu).

5. Cara pengepakan atau pembungkusannya.

6. Cara pengiriman

Fungsi Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga sendiri memiliki fungsi yang signifikan di dunia bisnis. Menurut buku Mail Merge: Solusi Praktis Surat-surat Bisnis Oleh A. Fauzi, 2007 halaman 2 dan 3, eberapa fungsinya antara lain: 

1. Mengenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat, terlebih bagi kalangan yang potensial menjadi pembeli.

2. Meningkatkan skala pemasaran barang atau jasa. 

3. Memperluas dan membuka jaringan baru pemasaran suatu produk (barang) atau jasa.

4. Membina keharmonisan hubungan atau relasi usaha agar tidak terputus atau beralih pada penjual (produsen) lain.

Contoh Surat Penawaran Harga Barang

Berikut contoh surat penawaran harga barang yang terstruktur baik dan benar

PT MAKMUR TEKNO INDUSTRIJl. Raya Cibitung No. 45, Bekasi 1245 Telp. (021) 23456  | Email: [email protected]

Nomor: 021/SPH/MTI/X/2025 Perihal: Penawaran Harga Mesin Pengupas Mangga

Kepada Yth. Pimpinan CV Buah  Segar Sejahtera Jl. Raya Sukamandi No. 17 Suban– Jawa Barat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti permintaan Bapak/Ibu terkait informasi harga Mesin Pengupas Mangga, bersama surat ini kami sampaikan penawaran resmi dari PT Makmur Tekno Industri dengan spesifikasi dan ketentuan sebagai berikut:

1. Nama, Spesifikasi, dan Kualitas Produk

Nama Produk: Mesin Pengupas Mangga Otomatis Tipe MTI-MG300

Spesifikasi Teknis:

Kapasitas produksi: 300 buah/jam

Daya listrik: 750 Watt

Bahan bodi: Stainless Steel 304 (anti karat, food grade)

Dimensi mesin: 80 x 60 x 120 cm

Sistem kerja: Pisau otomatis dengan sensor ukuran buah

Berat mesin: ± 75 kg

Garansi: 1 (satu) tahun untuk servis dan suku cadang

Kualitas Produk: Mesin ini dirancang dengan standar industri makanan modern, tahan lama, aman, serta mudah dibersihkan.

2. Harga dan Potongan Harga (Diskon)Harga per unit: Rp 28.500.000,- (dua puluh delapan juta lima ratus ribu rupiah)

Diskon pembelian minimal 3 unit: 5% dari total hargaHarga di atas belum termasuk PPN 11%.

3. Syarat Pembayaran dan Pengiriman Barang

Sistem Pembayaran: 50% dibayarkan di muka sebagai tanda jadi, dan 50% sisanya dibayar setelah barang siap dikirim.

Waktu Pengiriman: Maksimal 14 (empat belas) hari kerja setelah pembayaran uang muka diterima.

Lokasi Pengiriman: Gudang CV Buah Segar Sejahtera, Jl. Raya Sukamandi No. 12, Subang.

Biaya Pengiriman: Ditanggung oleh PT Makmur Tekno Industri (gratis pengiriman wilayah Jawa Barat).

4. Pelayanan Purnajual (After-Sales Service)Kami menyediakan layanan purnajual berupa:

Garansi servis dan suku cadang selama 1 tahun.Kunjungan teknisi gratis untuk pelatihan penggunaan awal mesin.Layanan konsultasi teknis melalui telepon dan email selama masa garansi.

5. Pengepakan atau PembungkusannyaSetiap unit mesin dikemas menggunakan peti kayu berlapis plastik tebal dan busa pelindung, untuk memastikan keamanan mesin selama proses pengiriman hingga lokasi tujuan.

Demikian penawaran ini kami ajukan. Kami berharap dapat menjadi mitra terpercaya dalam pengadaan peralatan pengolahan buah di perusahaan Bapak/Ibu.

Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, PT MAKMUR TEKNO INDUSTRI

(Tanda tangan & cap perusahaan) Rudi Hartanto Manajer Pemasaran

Contoh Surat Penawaran Harga Barang dengan Lampiran

Melansir dari buku Model Surat Profesional untuk Perusahaan Oleh Susanti Dominguez · 2018 halaman 152 dan 153 berikut jenis dan contoh surat penawaran harga yang mengharuskan menggunakan lampiran.

Contoh Surat Penawaran Harga Pengantar Awal

PT Cantik

Jl. Bojong Timur No. 13 Jakarta

Tel. : 06-21-324 5432

Fax : 06-21-324 5432

E-mail: [email protected]

PT Adi Makmur

Jl. Geger No. 44 Tangerang

Jakarta, 13 Desember 2006

12/12/06-Dev. Hal :

Perihal: Penawaran No. 23

Dengan hormat,

Menindaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal 11 Desember terakhir di mana Anda meminta penawaran harga.

Dengan senang hati, kami berikan penawaran harga, seperti terlampir berikut untuk pembangunan gudang Anda.

Kami yakin Anda setuju dengan penawaran harga yang sangat kompetitif ini karena kami menggunakan barang kualitas nomor satu dan bergaransi satu tahun. Terlebih kami memberikan garansi bahwa pekerjaan dapat diselesaikan sebelum akhir bulan Juli jika tidak ada suatu aral melintang.

Untuk pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat menghubungi pimpinan proyek kami, Bapak Jack Meyer, di nomor telepon 0813 458 456.

Kami tunggu kabar dari Anda.

Hormat kami,

Arielso Ariel Sudarmo Insinyur

Terlampir: Penawaran Harga

Contoh Lampiran Penawaran Harga

Contoh surat penawaran harga di atas harus berisi lampiran penawaran harga yang detail sesuai pokok isi dari penawaran yang telah dijelaskan sebelumnya.

Nomor: 23/SPH/PTC/XII/2006 Tanggal: 13 Desember 2006

Kepada Yth. Pimpinan PT Adi Makmur Jl. Geger No. 44 Tangerang

Perihal: Penawaran Harga Pembangunan Gudang

Berikut kami sampaikan rincian penawaran harga pembangunan gudang sebagaimana diminta:

1. Pekerjaan Persiapan dan Pembersihan Lahan sebesar Rp 5.000.000

2. Pekerjaan Pondasi Beton Bertulang sebesar Rp 35.000.000

3. Pekerjaan Dinding Bata dan Plesteran sebesar Rp 25.000.000

4. Pekerjaan Rangka Baja dan Atap Seng Gelombang sebesar Rp 42.000.000

5. Pekerjaan Lantai Beton K-250 sebesar Rp 18.000.000

6. Pekerjaan Instalasi Listrik dan Lampu Gudang sebesar Rp 10.000.000

7. Pekerjaan Pengecatan dan Finishing sebesar Rp 8.000.000

Jumlah keseluruhan pekerjaan adalah Rp 143.000.000 (seratus empat puluh tiga juta rupiah). Dengan tambahan PPN 10% sebesar Rp 14.300.000, maka total nilai penawaran adalah Rp 157.300.000 (seratus lima puluh tujuh juta tiga ratus ribu rupiah).

Keterangan:

1. Harga tersebut sudah termasuk material, tenaga kerja, serta peralatan kerja.

2. Harga penawaran berlaku selama 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal surat ini.

3. Estimasi waktu pelaksanaan pekerjaan adalah 120 hari kerja (4 bulan).

4. Kami memberikan garansi pekerjaan dan material selama 1 (satu) tahun setelah serah terima proyek.5. Sistem pembayaran dilakukan berdasarkan progres pekerjaan yang telah disetujui bersama.

Demikian penawaran harga ini kami sampaikan dengan harapan dapat terjalin kerja sama yang baik antara PT Cantik dan PT Adi Makmur.

Hormat kami, PT Cantik

(Tanda tangan dan cap perusahaan) Arielso Ariel Sudarmo Insinyur

QNA Tentang Surat Penawaran

Apa yang dimaksud dengan surat penawaran?

Surat penawaran adalah dokumen formal yang dapat memiliki dua makna utama: surat penawaran produk/jasa yang ditujukan kepada calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa, atau surat penawaran kerja yang diberikan kepada kandidat terpilih untuk menawarkan posisi pekerjaan.

Kenapa harus ada surat penawaran?

Nah, kenapa sih surat penawaran ini penting? Karena ini bisa jadi langkah awal yang bagus untuk memperkenalkan bisnismu ke calon pelanggan.

Bagaimana cara menyusun surat penawaran?

Sertakan informasi gaji dan tunjangan yang lengkap.

Soroti keunikan perusahaan Anda . Surat lamaran Anda harus membuat kandidat bersemangat bekerja di perusahaan Anda.

Apa saja jenis surat penawaran?

Jenis surat penawaran sangat bervariasi tergantung tujuannya, seperti surat penawaran barang untuk menjual produk, surat penawaran jasa untuk menawarkan layanan, surat penawaran harga yang fokus pada perincian biaya, serta surat penawaran kerjasama untuk menjalin kemitraan bisnis.

Apa tujuan dari suatu penawaran?

Penawaran adalah manfaat yang diberikan kepada pengguna, konsumen, atau afiliasi setelah tindakan yang ditargetkan (seperti pembelian atau langganan) dilakukan. Penawaran merupakan saran kepada calon pelanggan untuk membeli sesuatu yang bermanfaat dan sesuai dalam jangka waktu tertentu.