Cara Membuat Tanda Tangan Digital untuk Dokumen Penting, Mudah dan Legal

Liputan6.com, Jakarta Tanda tangan digital kini menjadi kebutuhan esensial di era serba digital. Fungsinya tidak hanya mempermudah transaksi, tetapi juga menjamin keaslian serta integritas dokumen elektronik.

Prosesnya melibatkan teknologi kriptografi canggih yang memastikan keamanan data dari pemalsuan. Banyak individu dan organisasi kini mencari tahu cara membuat tanda tangan digital untuk berbagai keperluan administrasi dan bisnis.

Tanda tangan digital adalah versi elektronik dari tanda tangan konvensional yang dibubuhkan pada dokumen digital. Melansir informasi dari prompt pengguna, secara teknis, tanda tangan digital merupakan kode kriptografi yang dilekatkan pada suatu dokumen elektronik untuk memverifikasi keaslian dokumen dan identitas penandatangan.

Berikut Liputan6.com ulas lengkap tentang cara membuat tanda tangan digital melansir dari berbagai sumber, Selasa (22/7/2025).

Tanda tangan digital bukan sekadar gambar tanda tangan, melainkan sebuah sistem keamanan yang kompleks. Ia memastikan integritas dan keaslian dokumen elektronik dengan teknologi enkripsi.

Proses pembuatan tanda tangan digital melibatkan metode kriptografi kunci publik. Menurut Basics of Digital Signatures & PKI dari Ascertia (ICDST), tanda tangan digital dibuat menggunakan metode kriptografi kunci publik yang melibatkan kunci privat dan kunci publik untuk verifikasi.

Dokumen diubah menjadi hash yang kemudian dienkripsi dengan kunci privat, menghasilkan tanda tangan digital yang unik untuk setiap dokumen. Ini berarti setiap perubahan kecil pada dokumen setelah ditandatangani akan membuat tanda tangan tersebut tidak valid, sehingga integritas data tetap terjaga. Mekanisme ini penting untuk memahami cara membuat tanda tangan digital yang sah dan aman.

Keberadaan tanda tangan digital di Indonesia memiliki payung hukum yang jelas. Hal ini memberikan kepastian dan kekuatan hukum bagi penggunaannya dalam berbagai transaksi elektronik.

Di Indonesia, tanda tangan digital diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), tanda tangan elektronik didefinisikan sebagai tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah jika memenuhi persyaratan tertentu yang ditetapkan dalam UU ITE. Persyaratan ini meliputi data pembuatan tanda tangan elektronik yang hanya terkait pada penanda tangan, berada dalam kuasa penanda tangan saat proses penandatanganan, serta kemampuan untuk mendeteksi perubahan pada tanda tangan atau informasi elektronik terkait setelah penandatanganan. 

Selain itu, harus ada cara untuk mengidentifikasi penandatangan dan menunjukkan persetujuan penanda tangan terhadap informasi elektronik yang terkait. Memahami aspek hukum ini penting sebelum memutuskan cara membuat tanda tangan digital untuk dokumen resmi.

Kini, banyak aplikasi dan platform menyediakan fitur untuk memudahkan cara membuat tanda tangan digital. Aplikasi ini dirancang untuk kenyamanan pengguna dengan tetap menjaga aspek keamanan dan legalitas.

Keunggulan tanda tangan digital meliputi jaminan integritas data, otentikasi pengirim, dan non-repudiasi. Melansir buku “Introduction to Computer Security” oleh Matt Bishop (Addison-Wesley, 2005), keunggulan tanda tangan digital antara lain adalah jaminan integritas data, otentikasi pengirim, dan non-repudiation (tidak bisa disangkal oleh pengirim).

• Adobe Acrobat Reader DC: Buka file PDF, pilih “Fill & Sign”, klik ikon pen > “Add Signature”. Anda bisa menulis manual, mengetik nama, atau mengunggah gambar tanda tangan. Tempelkan tanda tangan di tempat yang diinginkan, lalu simpan atau kirim.
• DocuSign: Unduh aplikasi atau buka docusign.com. Unggah dokumen yang ingin ditandatangani, pilih lokasi tanda tangan, lalu tambahkan tanda tangan digital Anda. Sistem akan menghasilkan tanda tangan yang dienkripsi dan sah, serta menyediakan audit trail otomatis.
• PrivyID (Legal di Indonesia): Unduh aplikasi PrivyID, daftar dengan NIK dan email. Lakukan verifikasi identitas digital. Setelah akun aktif, Anda dapat membuka dokumen dan memilih menu tanda tangan. Tanda tangan Anda akan menggunakan sertifikat digital dari Certification Authority (CA) resmi Indonesia.
• SignEasy: Buka aplikasi di smartphone atau desktop. Pilih dokumen PDF atau Word, tambahkan tanda tangan dengan menggambar atau menggunakan template. Dokumen akan dilengkapi timestamp dan detail autentikasi, bisa disimpan di cloud atau dikirim langsung.

Selain kemudahan, tanda tangan digital menawarkan berbagai manfaat signifikan dalam konteks digital. Manfaat ini menjadikannya pilihan utama dalam berbagai transaksi dan administrasi modern.

Menurut buku “Digital Signature for Documents” karya Joseph Migga Kizza dalam Guide to Computer Network Security (Springer, 2020), tanda tangan digital menggunakan sistem kriptografi kunci publik untuk memastikan bahwa pengirim dokumen adalah pihak yang sah.

• Menjamin Keaslian dan Otentikasi Dokumen: Saat dokumen ditandatangani secara digital, identitas penandatangan terverifikasi secara matematis, sehingga tidak bisa dipalsukan dan memberikan kepercayaan pada dokumen.
• Melindungi Integritas Data: Berdasarkan jurnal "Understanding Digital Signatures" oleh B. Schneier dalam Applied Cryptography (Wiley, 2015), tanda tangan digital mencegah perubahan isi dokumen setelah ditandatangani. Jika ada yang mengubah isi dokumen, tanda tangan menjadi tidak valid.
• Mempercepat Proses Bisnis dan Administrasi: Melansir dari buku “Information Security: Principles and Practice” karya Mark Stamp (John Wiley & Sons, 2021), tanda tangan digital memungkinkan transaksi tanpa kertas, mempercepat persetujuan dokumen hukum, kontrak, atau laporan keuangan.
• Memberikan Non-Repudiasi (Tidak Bisa Disangkal): Berdasarkan jurnal “Security Services and Cryptographic Mechanisms” dari International Journal of Computer Applications (IJCA, 2021), fitur non-repudiasi berarti penandatangan tidak dapat menyangkal bahwa ia telah menandatangani dokumen tersebut.
• Efisiensi Biaya dan Ramah Lingkungan: Menurut buku “Handbook of Electronic Signatures” oleh Joao Ferreira (Elsevier, 2019), pemakaian tanda tangan digital menghemat biaya cetak, kurir, dan penyimpanan dokumen fisik, sekaligus mengurangi konsumsi kertas dan limbah.

Meskipun tanda tangan digital secara hukum adalah hasil enkripsi data, banyak pengguna tetap menggunakan tanda tangan berbasis gambar untuk dokumen PDF atau platform digital. Ada beberapa tips untuk membuat tanda tangan gambar yang efektif dan profesional.

Menurut “Digital Signature Guide” oleh Michael T. Raggo dalam buku Cloud Security and Privacy (O'Reilly, 2009), tanda tangan digital yang digambar sebaiknya tetap konsisten dalam bentuk, struktur, dan ukuran.

• Gunakan Gaya Konsisten: Latih gaya tanda tangan yang sama dan gunakan alat stylus atau touchpad agar goresannya stabil dan mudah dibaca, meningkatkan keaslian dan pengenalan.
• Jangan Terlalu Rumit: Melansir dari buku “Electronic Signatures for Dummies” oleh Steven D. Fisher, tanda tangan yang terlalu kompleks atau penuh ornamen justru menyulitkan pembacaan dan memperbesar risiko distorsi pada perangkat digital. Gunakan desain ringkas tapi unik.
• Gunakan Kontras Warna dan Latar Belakang Transparan: Berdasarkan Journal of Digital Information Management (Vol. 16, 2018), tanda tangan digital gambar yang efektif sebaiknya menggunakan tinta hitam atau biru tua dengan latar belakang transparan (.PNG) agar mudah dipadukan dengan berbagai dokumen tanpa mengganggu layout.
• Pastikan Resolusi Cukup: Menurut artikel teknis dari IEEE Transactions on Information Forensics and Security, resolusi tanda tangan yang ideal berada pada 300 dpi agar tidak blur saat dicetak. Hindari resolusi rendah yang bisa membuat tanda tangan pecah atau tidak presisi.
• Gunakan Perangkat dan Aplikasi Terpercaya: Melansir dari panduan keamanan digital dalam buku Digital Identity and Signature oleh Andrea Atzeni (Springer, 2022), disarankan menggunakan aplikasi seperti Adobe Acrobat, SignNow, atau perangkat tablet dengan stylus agar hasil tanda tangan mendekati kualitas tulisan tangan asli.

Q: Apakah tanda tangan digital itu sama dengan tanda tangan yang dipindai?

 A: Tidak. Tanda tangan hasil scan hanyalah gambar tanda tanganmu, sedangkan tanda tangan digital menggunakan enkripsi untuk memastikan keaslian dokumen secara hukum.

Q: Apa alat termudah untuk membuat tanda tangan digital tanpa aplikasi rumit?

A: Kamu bisa menggunakan fitur tanda tangan di Adobe Acrobat Reader, SmallPDF, atau fitur bawaan Google Docs hanya dengan upload dokumen lalu tambahkan tanda tangan secara online. 

Q: Apakah tanda tangan digital bisa dibuat hanya dengan HP?

 A: Bisa! Kamu cukup menggunakan stylus atau jari untuk menandatangani di aplikasi seperti SignEasy, DocuSign, atau Canva untuk langsung menggunakannya di dokumen digital.

Q: Bagaimana cara agar tanda tangan digital saya sah secara hukum?

 A: Pastikan kamu menggunakan penyedia tanda tangan digital tersertifikasi seperti PrivyID (di Indonesia), DocuSign, atau Adobe Sign yang memiliki sertifikat elektronik untuk bukti hukum.

Q: Apakah tanda tangan digital bisa dipalsukan orang lain?

 A: Lebih sulit dibanding tanda tangan biasa. Sebab tanda tangan digital memanfaatkan enkripsi dan sertifikat digital yang hanya valid untuk pemilik akun tertentu, sehingga lebih aman untuk transaksi resmi.

Q: Bagaimana cara membuat tanda tangan digital yang estetik untuk personal branding?

 A: Kamu bisa menggambar tanda tanganmu di Canva, IbisPaint, atau Procreate dengan brush yang sesuai, lalu ekspor dalam PNG transparan agar bisa dipakai di email atau dokumen secara rapi.

Q: Apakah tanda tangan digital bisa digunakan untuk kontrak kerja dan dokumen penting?

 A: Bisa, asalkan penandatanganan dilakukan di platform tanda tangan digital legal, dan kedua pihak menyetujui penggunaannya. Di Indonesia, ini diatur dalam UU ITE Pasal 11 dan memiliki kekuatan hukum sah.