Cara Membuat Surat Izin Sekolah, Panduan Praktis untuk Siswa dan Orang Tua

Liputan6.com, Jakarta Mengetahui cara membuat surat izin sekolah sangat penting agar alasan ketidakhadiran tersampaikan dengan jelas dan sopan. Surat yang tersusun rapi menunjukkan kepedulian terhadap aturan serta tata krama yang berlaku di sekolah.

Dengan memahami cara membuat surat izin sekolah, orang tua atau siswa dapat menuliskan alasan, tanggal, dan identitas secara lengkap. Hal ini memudahkan guru atau pihak administrasi untuk memproses izin tanpa perlu meminta klarifikasi tambahan.

Mempelajari cara membuat surat izin sekolah juga bermanfaat untuk menjaga komunikasi yang baik antara pihak keluarga dan sekolah. Surat yang benar dan sesuai format memberi kesan profesional sekaligus menumbuhkan rasa saling menghargai. Berikut Liputan6.com merangkum dari berbagai sumber tentang cara membuat surat izin sekolah.

Mengutip buku berjudul Materi Utama Bahasa Indonesia SMP: Buku Pendamping Mata Pelajaran Bahasa Indonesia SMP plus Pendalaman dan Latihan Soal (2021) oleh Hari Wibowo, surat merupakan media komunikasi tulisan antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulisan, surat memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan media komunikasi lisan. Komunikasi lewat surat memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan.

Surat izin sekolah yang efektif harus disusun dengan format yang terstruktur dan rapi agar mudah dipahami oleh pihak sekolah. Setiap komponen memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi secara jelas dan lengkap.

- Tempat dan Tanggal Surat

Bagian ini diletakkan di sudut kanan atas surat. Penulisan tanggal harus lengkap, menggunakan angka untuk tanggal dan tahun, serta huruf untuk bulan. Contohnya, "Makassar, 19 April 2024". Pastikan nama bulan tidak disingkat untuk kejelasan.

- Alamat Penerima Surat (Tujuan Surat)

Cantumkan nama dan jabatan penerima surat secara spesifik, umumnya wali kelas atau kepala sekolah. Sertakan nama lengkap, jabatan, dan alamat sekolah secara detail. Contoh penulisan yang benar adalah "Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas V A, SDN 189 Makassar, di Tempat."

- Salam Pembuka

Gunakan ungkapan sapaan hormat yang formal dan sopan kepada penerima surat. Frasa seperti "Dengan hormat," atau "Salam Sejahtera," dapat digunakan untuk memulai surat dengan etika yang baik.

- Isi Surat

Bagian inti ini menjelaskan alasan ketidakhadiran siswa secara ringkas namun jelas. Beberapa elemen penting yang harus ada dalam isi surat meliputi:

• Identitas Siswa: Sebutkan nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa jika tersedia.
• Identitas Pengirim: Cantumkan nama orang tua atau wali siswa yang menulis surat.
• Alasan Izin: Jelaskan secara spesifik mengapa siswa tidak dapat hadir, misalnya karena sakit, ada keperluan keluarga, atau kepentingan khusus lainnya.
• Durasi Ketidakhadiran: Tuliskan tanggal mulai dan perkiraan tanggal selesai ketidakhadiran. Jika ada perubahan durasi, segera informasikan kepada sekolah.
• Penjelasan Tambahan: Apabila diperlukan, sertakan bukti pendukung seperti surat keterangan dokter jika alasan ketidakhadiran adalah sakit.

- Salam Penutup

Akhiri surat dengan ungkapan penutup yang sopan dan formal. Contoh frasa yang umum digunakan adalah "Hormat kami," atau "Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu."

- Tanda Tangan dan Nama Pengirim

Di bagian akhir surat, bubuhkan tanda tangan orang tua/wali yang mengirim surat, diikuti dengan nama lengkap mereka. Ini menunjukkan keaslian dan pertanggungjawaban atas surat tersebut.

Surat izin sekolah termasuk dalam kategori surat pribadi yang bersifat resmi. Mengutip kajian yang dipublikasikan di Cendikia: Jurnal Pendidikan dan Pengajaran Vol. 2, No.10, 2024, surat pribadi merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau individu bisa berupa interaksi dan korespondensi antar keluarga atau teman.

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa perorangan, instansi, atau organisasi tertentu mencakup undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya.

Selain memperhatikan struktur, etika penulisan juga sangat berperan dalam cara membuat surat izin sekolah agar diterima dengan baik oleh pihak terkait. Etika ini mencakup pemilihan bahasa, ketepatan informasi, hingga sikap yang tercermin dalam isi surat. Berikut poin-poin yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan bahasa sopan dan formal

Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul. Pilih kata-kata yang jelas, lugas, namun tetap menunjukkan rasa hormat dan keseriusan kepada pihak sekolah.

2. Perhatikan tata bahasa dan ejaan

Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, termasuk tanda baca. Surat yang bebas dari kesalahan mencerminkan profesionalisme dan kepedulian terhadap detail.

3. Sertakan permohonan maaf

Cantumkan ungkapan maaf atas ketidakhadiran siswa. Hal ini menunjukkan sikap menghargai waktu dan aturan yang berlaku di sekolah.

4. Nyatakan kesediaan untuk mengejar materi

Jelaskan bahwa siswa siap mengejar tugas, ulangan, atau materi pelajaran yang tertinggal. Ini menandakan tanggung jawab dan komitmen terhadap pembelajaran.

5. Sampaikan alasan dengan jujur dan spesifik

Berikan keterangan yang faktual mengenai penyebab ketidakhadiran. Kejujuran akan mempermudah pihak sekolah memahami situasi yang terjadi.

6. Komunikasikan dengan guru terkait

Jika memungkinkan, hubungi guru mata pelajaran untuk memastikan tidak ada materi penting yang terlewat atau tugas yang tertunda.

Mengutip kajian yang dipublikasikan di KOHESI: Jurnal Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Vol. 2 No. 2 Edisi Maret 2022, tata Bahasa dalam surat menyurat adalah ilmu yang mempelajari tentang kaidah-kaidah yang mengatur penggunaan bahasa tentang penulisan ejaan dan tanda baca.

Pemahaman akan tata bahasa perlu diperhatikan dalam menulis baik yang bersifat ilmiah maupun non ilmiah. Hal ini penting karena di dalam menulis surat perlu diperhatikan ejaan (penulisan huruf,kata dan unsur serapan), dan tanda baca (tanda titik, titik dua, koma,dan garis miring), demikian juga dengan karya tulis non ilmiah.

Ada berbagai alasan yang dapat dicantumkan dalam surat izin sekolah. Beberapa contoh alasan umum yang sering digunakan dan diterima oleh pihak sekolah meliputi:

• Sakit: Seperti demam, flu, cacar, tipes, atau kondisi kesehatan lain yang memerlukan istirahat. Jika memungkinkan, lampirkan surat keterangan dokter.
• Acara Keluarga: Misalnya pernikahan anggota keluarga, melayat, atau menjenguk keluarga yang sakit. Pastikan acara tersebut memang memerlukan kehadiran siswa.
• Keperluan Mendesak Lainnya: Ini bisa mencakup kecelakaan, musibah, mengikuti lomba atau turnamen resmi, atau janji temu penting seperti cek kesehatan rutin yang tidak bisa ditunda.

Dengan mengikuti panduan cara membuat surat izin sekolah ini, Anda dapat memastikan bahwa surat yang Anda kirimkan tidak hanya informatif, tetapi juga memenuhi standar formalitas dan etika yang diharapkan oleh pihak sekolah. Komunikasi yang efektif ini akan mendukung kelancaran proses belajar mengajar.

- Buku berjudul Materi Utama Bahasa Indonesia SMP: Buku Pendamping Mata Pelajaran Bahasa Indonesia SMP plus Pendalaman dan Latihan Soal (2021) oleh Hari Wibowo

- Kajian berjudul Jenis dan Fungsi Surat dipublikasikan di Cendikia: Jurnal Pendidikan dan Pengajaran Vol. 2, No.10, 2024

- Kajian berjudul Kesalahan Tata Bahasa pada Surat Izin di Sekolah yang Ditulis oleh Siswa Kelas VIII SMP Negeri 1 Amandraya Tahun Pembelajaran 2021/2022 dipublikasikan di  KOHESI: Jurnal Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Vol. 2 No. 2 Edisi Maret 2022

Apa yang dimaksud dengan surat izin sekolah?

Surat izin sekolah adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa beserta alasannya, baik ditulis oleh siswa sendiri maupun oleh orang tua/wali.

Apa saja unsur penting dalam cara membuat surat izin sekolah?

Unsur pentingnya meliputi tanggal, alamat tujuan surat, salam pembuka, identitas siswa, alasan ketidakhadiran, lama izin, salam penutup, dan tanda tangan pengirim.

Bagaimana bahasa yang sebaiknya digunakan?

Gunakan bahasa formal, sopan, dan jelas. Hindari singkatan tidak baku atau bahasa gaul, serta perhatikan ejaan dan tanda baca agar surat terlihat profesional.

Siapa yang sebaiknya menulis surat izin sekolah?

Biasanya surat izin ditulis oleh orang tua atau wali murid. Namun, untuk siswa yang sudah lebih mandiri, mereka juga bisa menulis sendiri dengan tetap mematuhi format resmi.

Apakah alasan ketidakhadiran harus dijelaskan secara rinci?

Ya, dalam cara membuat surat izin sekolah sebaiknya alasan disampaikan secara jelas, jujur, dan spesifik, agar pihak sekolah dapat memahami situasi dengan baik.