Contoh Surat Keterangan Kerja Resmi dan Sesuai Standar, Ini 5 Fungsinya

Liputan6.com, Jakarta - Di dunia profesional, dokumen resmi seperti contoh surat keterangan kerja merupakan salah satu bukti penting perjalanan karier seorang karyawan. Surat resmi tersebut umumnya berisi pernyataan seorang karyawan pernah bekerja di sebuah perusahaan.

Contoh surat keterangan kerja yang dimaksud disebut juga paklaring. Dalam surat tersebut, dimuat dengan jelas bukti kepercayaan dan kredibilitas karyawan selama bekerja di perusahaan.

Dokumen paklaring sangat dibutuhkan dalam berbagai urusan, termasuk untuk melamar kerja di tempat baru hingga administrasi keuangan seperti cairkan BPJS Ketenagakerjaan.

Surat keterangan kerja pasti dibuat dengan format yang profesional. Susunannya rapi, kalimatnya jelas, dan menggunakan bahasa resmi. Dalam buku berjudul Panduan Lengkap Membuat Surat-surat Bisnis & Perjanjian (2017) yang ditulis oleh Petrikor Immanuel, dijelaskan seperti apa contoh surat keterangan kerja yang baik dan benar, serta panduan menulisnya.

Contoh Surat Keterangan Kerja

Ini contoh paklaring yang dijelaskan oleh Immanuel dalam bukunya:

SURAT KETERANGAN KERJA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: (umumnya berisi nama manajer atau HRD)

Alamat: (alamat yang dimaksudkan adalah alamat kantor)

Jabatan: (Jabatan ini bukan jabatan karyawan, tetapi yang berperan sebagai penandatangan.

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: (nah, baru di sini dituliskan nama karyawan tersebut)

Alamat: (alamat yang dimaksud juga alamat domisili karyawan yang dimaksud)

Jabatan: (ini menerangkan apa jabatan atau posisi dari karyawan di perusahaan tersebut.

Benar telah bekerja pada perusahaan kami, dari tanggal (ini maksudnya tanggal masuk pertama kerja di perusahaan tersebut) sampai tanggal (ini maksudnya tanggal efektif terakhir karyawan tersebut bekerja di sana) selama masa kerja yang bersangkutan telah menjalankan tugas membatu perusahaan ini dengan baik.

Demikian surat keterangan ini diberikan dengan sebenar-benarnya.

Jakarta, (dituliskan tanggal pembuatan surat tersebut)

(Manajer PT/HRD sesuai PT nama perusahaan yang dimaksud)

Panduan Menulis Sesuai Contoh

Menulis sesuai contoh surat keterangan kerja memang tampaknya mudah dan simpel, tapi tak boleh sembarangan. Dokumen surat harus menunjukkan keaslian, kejelasan posisi, hingga masa jabatan atau kerja karyawan secara resmi.

Immanuel dalam contohnya mengawali penulisan surat keterangan kerja dengan identitas pihak yang memberi keterangan, yakni perusahaan atau atasan karyawan yang bersangkutan. Kemudian, barulah diikuti dengan identitas karyawan yang akan menerima surat tersebut.

Jika identitas selesai, barulah dilanjut dengan penjelasan masa kerja dan sebuah pernyataan bahwa karyawan telah menjalankan tugasnya dengan baik. Dijelaskan juga tanggal pertama masuk ke perusahaan dan tanggal efektifnya terakhir bekerja di perusahaan.

Berdasarkan analisis dari contoh surat keterangan kerja yang dipaparkan Immanuel dalam bukunya, sangat penting pakai bahasa resmi dan netral tanpa penilaian subjektif. Gunakan kalimat langsung, tertuju pada inti informasi, lalu di akhir disisipi tanggal dan tanda tangan pejabat yang berwenang atas pembuatan surat tersebut.

1. Mulailah dengan menulis identitas pemberi keterangan sebagaimana contoh surat keterangan kerja di atas, ada nama, jabatan, dan alamat.
2. Kemudian, dilanjut mencantumkan data lengkap karyawan yang dimaksudkan, berupa nama, alamat, dan posisi jabatan.
3. Disertakan dengan masa kerja dengan jelas tanggalnya.
4. Dituliskan pernyataan yang singkat, jelas, dan padat, tentang performa kerja karyawan tersebut, pastikan netral dan positif.
5. Tutup surat dengan tanggal pembuatan, tanda tangan, dan cap perusahaan resmi sebagai tanda keaslian dokumen tersebut.

Fungsi Surat Keterangan Kerja

Melansir dari berbagai sumber, berikut fungsi yang dimaksudkan:

1. Jadi Bukti Pengalaman Kerja

Jika sebelumnya sudah membahas contoh surat keterangan kerja yang baik dan benar, lanjut ke fungsinya yang bisa jadi bukti pengalaman kerja. Ini merupakan surat keterangan kerja yang dianggap valid di Indonesia. Surat ini menyatakan dengan jelas bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan dengan jabatan dan tanggung jawab tertentu.

Misalnya seseorang bisa menggunakan surat ini untuk dilampirkan saat melamar pekerjaan baru untuk perkuat profesionalitasnya di bidang yang dilamar.

2. Syarat Administrasi Ajukan Beasiswa atau Studi

Surat keterangan kerja juga menjadi syarat administrasi mengajukan beasiswa hingga melanjutkan studi. Meski tak semua ada syarat ini, tetapi beberapa Lembaga pendidikan dan penyedia adanya beasiswa memerlukan untuk memberikan penilaian terhadap pengalaman profesional pelamar.

Misalnya saja ketika seseorang akan mendaftar beasiswa S3 dengan syarat pengalaman kerja minimal 4 tahun.

3. Jadi Syarat Administrasi Perbankan

Surat paklaring pun jadi syarat administrasi penting dalam urusan perbankan. Pihak bank umumnya membutuhkan surat resmi ini untuk benar-benar memastikan status pekerjaan mereka yang sedang ajukan pinjaman atau kredit.

Misalnya saja saat seorang pekerja akan mengajukan KPR ke bank, maka pekerja tersebut wajib melampirkan surat keterangan kerja sebagai bukti akan memiliki kemampuan membayar cicilannya ke depan.

Tanpa adanya surat jaminan seperti keterangan kerja ini, maka pihak perbankan akan sulit memperoleh kepercayaan dari nasabahnya yang ajukan pinjaman.

4. Penting untuk Cairkan Dana BPJS Ketenagakerjaan

Pihak BPJS memang mensyaratkan lampiran surat keterangan kerja sebagai bukti yang sah seorang karyawan telah berhenti dari pekerjaanya. Ini yang membuat mereka berhak mencairkan dana JHT. Umumnya surat resmi ini dilampirkan saat seseorang akan klaim saldo JHT di kantor resmi BPJS Ketenagakerjaan.

5. Referensi Profesional untuk Masa Depan

Surat keterangan kerja tak selalu jadi penguat profesionalitas seseorang pada bidang tertentu saja. Dikarenakan, surat ini sebenarnya juga bukti kuat atau secara tidak langsung bukti seseorang memiliki reputasi yang baik di dunia kerja. Jadi tidak selalu berhubungan dengan bidang yang pernah ditekuninya.

Bagi yang ingin alih profesi, jangan menyepelekan perolehan surat keterangan kerja ini. Tetap sangat dibutuhkan di dunia kerja. Bahkan ketika seorang pekerja dalam negeri akan pindah kerja ke luar negeri.

FAQ

1. Apa itu surat keterangan kerja?

Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi dari perusahaan yang menyatakan seseorang pernah bekerja di sana dengan jabatan dan masa kerja tertentu.

2. Apakah surat keterangan kerja sama dengan paklaring?

Ya, istilah paklaring adalah sebutan lain dari surat keterangan kerja yang berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja.

3. Siapa yang berhak menandatangani surat keterangan kerja?

Biasanya ditandatangani oleh HRD, atasan langsung, atau pimpinan perusahaan yang berwenang.

4. Apakah surat keterangan kerja wajib mencantumkan alasan keluar?

Tidak wajib. Umumnya surat hanya mencantumkan masa kerja dan keterangan bahwa karyawan telah bekerja dengan baik.

5. Kapan surat keterangan kerja dibutuhkan?

Surat ini dibutuhkan saat melamar pekerjaan baru, mengurus beasiswa, administrasi bank, atau pencairan BPJS Ketenagakerjaan.