Fungsi Tanda Terima Barang, Lengkap dengan Penjelasan Variasi Formatnya

Liputan6.com, Jakarta Dalam proses pengiriman logistik, tanda terima barang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan pesanan. Dokumen ini penting untuk memastikan transparansi dan akurasi dalam transaksi.

Tanda terima barang biasanya mencantumkan detail seperti nama barang, jumlah, dan tanggal penerimaan. Hal ini memudahkan pencatatan serta pengecekan terhadap barang yang masuk.

Selain untuk arsip, tanda terima barang juga berguna saat membuat laporan atau audit. Dengan dokumen ini, pihak penerima dapat mempertanggungjawabkan barang yang diterima secara resmi.

Berikut Liputan6.com merangkum dari berbagai sumber tentang tanda terima barang dan variasinya, Rabu (23/7/2025).

Dalam dunia bisnis, kelancaran proses distribusi dan pengadaan barang sangat bergantung pada kejelasan dokumentasi. Mengutip kajian yang dipublikasikan di Jurnal E-Bisnis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi ESIT Vol. XVII No. 01 April 2022, kemajuan teknologi sangat cepat mendorong setiap perusahaan untuk tetap mengikuti perkembangan.

Kemajuan ini terus meningkatkan kemampuannya dalam mengelola data-data daninformasi yang dimiliki dan yang dibutuhkannya untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu perusahaan memerlukan informasi tepat dan efisien juga cepat.

Salah satu dokumen penting yang tidak boleh diabaikan adalah tanda terima barang. Berikut beberapa alasan mengapa dokumen ini memegang peran penting dalam transaksi:

1. Bukti Penerimaan yang Sah

Tanda terima barang berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah diterima oleh pihak yang berwenang. Dengan adanya dokumen ini, seluruh proses transaksi dapat dikonfirmasi telah berjalan sesuai kesepakatan antara pengirim dan penerima. Hal ini membantu mencegah terjadinya klaim palsu atau sengketa di kemudian hari.

2. Bentuk Pertanggungjawaban yang Jelas

Selain sebagai bukti penerimaan, tanda terima juga berfungsi sebagai bentuk pertanggungjawaban yang melibatkan berbagai pihak—baik pengirim, kurir, maupun penerima. Pihak pengirim mendapatkan jaminan bahwa barang telah diterima, sementara penerima dapat mengakui penerimaan barang secara resmi. Hal ini mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam rantai distribusi.

3. Mendukung Sistem Kontrol Internal

Dokumen ini juga penting dalam manajemen internal perusahaan, khususnya dalam pengelolaan stok dan pencatatan aset. Tanda terima barang membantu mencatat pergerakan barang masuk, memudahkan pelacakan, serta memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Penggunaan dokumen ini secara konsisten dapat meningkatkan efisiensi inventaris dan mencegah kerugian akibat kehilangan atau ketidaksesuaian barang.

Dalam praktik bisnis yang profesional, tanda terima barang bukan sekadar bukti fisik penerimaan barang, tetapi memiliki berbagai fungsi strategis yang mendukung akuntabilitas dan transparansi operasional. Berikut beberapa fungsi utamanya:

1. Mendukung Proses Pembayaran yang Akurat

Tanda terima barang memainkan peran penting dalam proses pembayaran kepada pemasok atau pengirim. Dokumen ini digunakan untuk mencocokkan barang yang diterima dengan faktur pembelian, sehingga meminimalkan risiko kesalahan pembayaran. Dengan adanya verifikasi ini, perusahaan dapat menjaga arus kas tetap tertib dan mencegah pemborosan akibat pembayaran atas barang yang belum diterima atau tidak sesuai.

2. Alat Rekonsiliasi Dokumen Keuangan

Dalam siklus pengadaan, tanda terima barang digunakan untuk rekonsiliasi antara pesanan pembelian, faktur, dan barang yang diterima. Fungsinya sangat penting dalam proses audit internal, karena dokumen ini menjadi salah satu referensi utama dalam pengecekan keabsahan transaksi. Ketepatan data yang tercantum juga membantu dalam pencatatan akuntansi yang akurat.

3. Memiliki Kekuatan Hukum dalam Sengketa

Dalam konteks hukum, tanda terima barang dapat dijadikan alat bukti yang sah. Jika terjadi perselisihan antara pengirim dan penerima terkait barang yang dikirim—baik jumlah, jenis, atau kualitas—dokumen ini dapat memperkuat posisi hukum salah satu pihak di pengadilan. Oleh karena itu, keberadaan dan keabsahan tanda tangan serta cap perusahaan pada dokumen ini menjadi sangat penting.

4. Menjadi Instrumen Akuntabilitas Bisnis

Tanda terima barang juga berfungsi sebagai instrumen untuk membangun dan menjaga akuntabilitas dalam hubungan antarperusahaan. Dokumen ini menjadi dasar kepercayaan antara pihak-pihak yang terlibat, karena mencatat dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas pengiriman dan penerimaan barang. Kejelasan ini sangat penting dalam menjaga integritas operasional dan mencegah terjadinya manipulasi data.

5. Meningkatkan Kepatuhan Prosedural

Dalam sistem manajemen yang mengutamakan kepatuhan terhadap SOP (standard operating procedures), keberadaan tanda terima barang menjadi bagian dari dokumentasi wajib. Penggunaan dokumen ini secara konsisten membantu memastikan bahwa setiap langkah dalam rantai pasok dijalankan sesuai prosedur dan dapat ditelusuri dengan baik saat diperlukan evaluasi atau audit.

Mengutip kajian yang dipublikasikan di Jurnal Manajemen Bisnis Digital Terkini (JUMBIDTER) Vol.1, No.3 Juli 2024, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah pedoman yang bertujuan memastikan bahwa aktivitas operasional suatu organisasi atau perusahaan berjalan efisien. Dengan SOP yang terstruktur, karyawan memiliki panduan yang jelas dalam menjalankan tugas-tugas mereka sehari-hari.

Melalui penerapan SOP yang baik, perusahaan dapat menjamin bahwa setiap langkah yang diambil oleh karyawan sesuai dengan standar yang ditetapkan, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan meningkatkan kualitas hasil akhir.

Dalam dunia bisnis, terutama yang berkaitan dengan logistik dan distribusi, tanda terima barang merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti resmi atas barang yang telah dikirim dan diterima. Agar fungsinya maksimal, dokumen ini perlu memuat elemen-elemen penting yang dapat memastikan keabsahan informasi dan meminimalisir potensi kesalahan atau sengketa di kemudian hari.

Sebuah tanda terima barang yang efektif harus menyertakan beberapa komponen utama berikut:

1. Judul Dokumen yang Jelas

Misalnya "Surat Tanda Terima Barang" atau "Formulir Penerimaan Barang", yang menegaskan fungsi dokumen sejak awal.

2. Nomor Dokumen Resmi

Setiap surat harus memiliki nomor unik yang diterbitkan oleh sistem atau perusahaan pengirim sebagai acuan identifikasi.

3. Tanggal Penerimaan Barang

Tanggal harus ditulis secara lengkap dan akurat untuk mendokumentasikan waktu transaksi dengan jelas.

4. Identitas Pihak yang Terlibat

Meliputi nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan email dari pihak pengirim dan penerima, untuk mempermudah komunikasi dan pelacakan.

5. Rincian Barang

Harus mencantumkan informasi detail mengenai barang, seperti:

- Nama barang

- Jumlah atau kuantitas

- Ukuran dan berat (jika relevan)

- Deskripsi kondisi barang saat diterima

- Nilai atau harga satuan

- Tujuan pengiriman barang

6. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan

Tanda tangan dari pihak pengirim dan penerima, disertai cap resmi jika diperlukan, menjadi pengesahan bahwa transaksi telah dilakukan dengan benar dan sah.

Mengutip kajian berjudul Ekstraksi Fitur dan Aplikasinya pada Citra 2D (2022) oleh Yuslena Sari, tanda tangan merupakan hasil proses tulisan seseorang dan sama istimewanya dengan isi simboliknya.

Tanda tangan adalah bentuk paling umum untuk mengidentifikasi individu, karena tanda tangan merupakan ciri khas seseorang yang dapat membedakannya dengan orang lain.

Meski memiliki struktur umum yang mirip, format tanda terima barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks penggunaan:

1. Tanda Terima Barang Standar

Umumnya digunakan untuk transaksi logistik harian atau pengadaan rutin.

2. Tanda Terima Barang Elektronik

Menggunakan sistem digital yang terintegrasi dengan software inventaris atau ERP. Memudahkan pelacakan, penyimpanan data, dan audit.

3. Tanda Terima Mutasi Barang

Digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan, seperti perpindahan stok antar gudang atau divisi.

4. Tanda Terima Transaksi atau Pertokoan

Digunakan dalam dunia ritel atau perdagangan untuk mencatat pembelian langsung atau pengambilan barang oleh pelanggan.

Sumber:

- Kajian berjudul Perancangan Sistem Informasi Tanda Terima Digital pada Serah Terima Dokumen Barang Berbasis Web (Studi Kasus pada PT. Jagat Konstruksi Abdipersada) di Jurnal E-Bisnis, Sistem Informasi , Teknologi Informasi ESIT Vol. XVII No. 01 April 2022

- Kajian berjudul Pentingnya Standar Operasional Prosedur (SOP) Dalam Meningkatkan Efisiensi Dan Konsistensi Operasional Pada Perusahaan Manufaktur di Jurnal Manajemen Bisnis Digital Terkini (JUMBIDTER) Vol.1, No.3 Juli 2024

- Buku berjudul Ekstraksi Fitur dan Aplikasinya pada Citra 2D (2022) oleh Yuslena Sari

Apa itu tanda terima barang?

Tanda terima barang adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti bahwa suatu barang telah diterima oleh pihak penerima dari pihak pengirim. Dokumen ini berisi informasi lengkap tentang barang, tanggal penerimaan, serta tanda tangan kedua belah pihak.

Mengapa tanda terima barang penting dalam transaksi bisnis?

Tanda terima barang berfungsi sebagai alat verifikasi dan pertanggungjawaban. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan dapat menghindari sengketa, memastikan kelengkapan barang, serta mencatat aktivitas keluar masuk barang secara akurat.

Apa saja informasi yang tercantum dalam tanda terima barang?

Biasanya dokumen ini mencantumkan nama pengirim dan penerima, rincian barang (jenis, jumlah, kondisi), nomor dokumen, tanggal serah terima, serta tanda tangan sebagai bukti sah.

Apakah tanda terima barang memiliki kekuatan hukum?

Ya, dalam beberapa kasus, tanda terima barang dapat digunakan sebagai bukti hukum dalam sengketa pengiriman atau penerimaan barang, selama dokumen tersebut ditandatangani kedua pihak dan memuat informasi yang valid.

Apa perbedaan tanda terima barang manual dan digital?

Tanda terima manual menggunakan formulir fisik yang ditandatangani secara langsung, sedangkan versi digital menggunakan sistem berbasis web atau aplikasi yang memungkinkan proses pencatatan lebih cepat, efisien, dan mudah dilacak.